ИИ обучается на ваших документах и берёт на себя рутинную работу по обработке данных и взаимодействию с персоналом
Добрый день, коллеги!
Больше сотни внутренних документов: стандарты, положения, должностные инструкции. Сотрудники не всегда знают, где и что написано. Они забывают выполнять обязательные действия, а отдел СМК тратит время на постоянные напоминания.
Новости отрасли, изменения законодательства и другая важная информация могут оставаться без своевременного внимания. Требования внешних стандартов в данной части не выполняются.
Оценка удовлетворённости Заказчиков и персонала, анализ данных о показателях процессов, мониторинг реализации целей и многое другое проводится в ручном режиме с применением только пакета MS Office.
Новый сотрудник расписывается об ознакомлении с десятками документов, но по факту не знает, что в них написано. Нет времени для его нормальной подготовки.
Поможем создать и настроить ИИ-автоматизации для вашей компании, которые выполняют конкретные задачи отдела СМК. Без дорогого ПО. С минимальными трудозатратами с вашей стороны. С учётом специфики и потребностей.
О руководителе команды
Более 20 лет моя деятельность непосредственно связана с системами менеджмента: руководил службой ОТ и ООС, отделом качества, был ведущим аудитором крупного международного органа по сертификации (TÜV Rheinland, более 300 аудитов), руководил тремя органами по сертификации систем менеджмента (ООО «ТЮФ Интернациональ РУС» (филиал TÜV Rheinland в РФ), «Ростех-Сертификат», ООО «Интерсертифика-ТЮФ» (в части ИНТЕРГАЗСЕРТ). Несколько последних лет работаю в компании по производству скважинного оборудования в которой развиваю ИСМ (СТО Газпром 9001, ИНТИ Q7, 14001, 45001), стараясь уйти от шаблонных решений к более творческим и современным. Самостоятельно реализовал нижеописанные проекты по ИИ-автоматизации, после чего пришла идея поделиться моими наработками с другими компаниями.
Реализованные автоматизации
Благодаря автоматизации в вашей компании появится электронный помощник, который прочитал все ваши внутренние документы и знает их наизусть. Любой сотрудник задаёт ему вопрос обычным письмом по электронной почте и через пару минут получает ответ со ссылкой на конкретный документ, на основании которого он подготовлен.
Сотрудник пишет: «Решили с мужиками списать старые рулетки и купить новые — что нужно сделать?»
Помощник отвечает: «Согласно СТО 11 "Метрологическое обеспечение" порядок такой: рулетка — это средство измерений, оно подлежит метрологическому учёту. Для списания оформляется "Акт о списании средств допускного контроля и измерений" (форма — Приложение 8). Оригинал передаётся в бухгалтерию, копия — метрологу…»
Автоматизация позволяет на постоянной основе с установленной периодичностью отправлять на электронную почту сотрудников напоминание о необходимости выполнения действий согласно требованиям всех внутренних процедур. Если действие предполагает составление или актуализацию документа (записи), то в приложении направляется форма или редактируемый формат документа за прошлый период. Можно настроить получение копии напоминания отделом СМК и/или руководителем исполнителя.
Перед внутренним аудитом помощник сам собирает чек-лист: находит все требования к подразделению в документах и оформляет список для проверки. Не нужно вручную выписывать пункты из разных стандартов.
Большинство стандартов требуют оценки последствий изменения и его влияния на целостность системы менеджмента. Автоматизация позволяет анализировать проекты новых документов ИИ-агентом с доступом к базе действующих документов. По результатам формируется проект отчёта установленной в компании формы (противоречия, выполнимость и др.).
Сбор и двухэтапный отбор новостей вашего сектора экономики и законодательства, мониторинг конкурентов.
Автоматизация собирает информацию по трём направлениям (можно задать больше), формирует электронное письмо, отправляет его по заданному списку рассылки. Конечный пользователь получает дайджест новостей, оформленный в корпоративном стиле компании. Каждая новость содержит заголовок, сокращённый текст новости, дату публикации и ссылку на полный текст новости на сайте источника.
Создание и настройка онлайн-форм для сбора информации об удовлетворённости потребителей, обработка результатов, формирование проекта отчёта о результатах.
По утверждённой в компании методике (если её нет, то по созданной и согласованной) создаются вопросы для анонимного анкетирования. Офисным сотрудникам направляется электронное письмо со ссылкой на опрос, в производственных и бытовых помещениях размещаются объявления о проведении опроса, содержащие QR-код для заполнения анкеты в телефоне. Помимо числовой оценки предусматриваются поля для текстового заполнения (жалобы, предложения).
ИИ-агент обрабатывает результаты анкетирования после истечения сроков его проведения и формирует черновик общего отчёта для руководства, проекты писем руководителям подразделений по направлениям деятельности (ОТ, снабжение, СМК) в зависимости от тематики жалоб и предложений.
Настройки автоматизации зависят от конкретных требований компании. Что может быть включено:
Реестр корректирующих действий, план достижения целей, действия по управлению рисками.
Примерный сценарий: утвердили цели и план по достижению целей, в плане 15 ответственных сотрудников. Перенесли таблицу плана в Яндекс таблицы или Гугл таблицы, добавили колонки: текущий статус, % выполнения, комментарии. Попросили ответственных заходить и заполнять таблицу. Как может быть построена автоматизация:
Многие стандарты требуют проведения первичной оценки критических поставщиков. При большом количестве поставщиков делать её в ручном режиме трудозатратно. Что может автоматизация:
Если процедуры управления закупками предусматривают первичную или повторную проверку СМК поставщиков, то документы СМК, присылаемые поставщиком, можно предварительно оценить с помощью ИИ-агента.
Другие автоматизации
Сбор и обработка показателей процессов
Формирование отчёта для анализа ИСМ в форме презентации согласно требованиям к входным данным, создание проектов Протокола совещания по анализу и Плана мероприятий по результатам анализа согласно требованиям к выходным данным
Создание организационной структуры с фотографиями сотрудников (в целях ускорения адаптации новых сотрудников)
Создание проектов процедур и документов СМК по черновикам (заметкам) и шаблонам
Современные возможности ИИ позволяют реализовать сложные узконаправленные проекты. Новые модели ИИ выходят каждый месяц и они становятся лучше, но большинство пользователей используют их для популярных однотипных действий: создание ИИ отдела продаж, автопостинг в соц. сетях, создание картинок и видео. Имея чёткое понимание текущего уровня возможностей вашей компании, требований стандартов, зная повторяющиеся процессы компании или отдела СМК, можно сформировать задачу по созданию новых ИИ-автоматизаций.
Как это работает
В основе каждой автоматизации программа n8n, которая установлена на сервере и доступна 24/7.
Всё происходит примерно так:
Например, приходит письмо, появляется новая запись в таблице или наступает срок выполнения задачи.
Он последовательно выполняет заранее настроенные действия и передаёт информацию от одного шага к другому.
n8n передаёт ИИ задачу и необходимые данные. ИИ, подключенный к базе документов и/или интернету, анализирует информацию и готовит ответ.
Автоматизация оформляет ответ в нужном виде и стиле, отправляет его сотруднику почтой или в мессенджер.
На рисунке ниже показан интерфейс n8n при выполнении задачи по ежедневному сбору, фильтрации и записи новостей законодательства РФ.
Каждая автоматизация настраивается индивидуально под конкретную задачу вашей компании. Визуально всё просто, но каждый блок автоматизации содержит настройки, программный код или системный промт.
Безопасность данных и законодательство
Документы и доступы к ним размещаются и используются в соответствии с выбранной архитектурой автоматизации и требованиями компании к информационной безопасности.
При проектировании автоматизации учитываются требования законодательства о персональных данных и внутренние требования компании к защите информации. Архитектура и используемые сервисы подбираются с учётом конкретной задачи и требований заказчика.
Как это внедряется
Обсуждаем задачи, специфику и приоритеты вашей компании.
Утверждаем набор автоматизаций (описанные на этом сайте и новые), настройки под вашу компанию, стоимость, сроки реализации (примерно от 2 до 4 недель для каждой).
Решаем где будут размещаться документы и какие сервисы допустимо использовать с учётом требований законодательства и вашей политики ИБ.
Тестируем, корректируем, передаём доступы, консультируем сотрудников.
Оперативно реагируем на проблемы при эксплуатации, обсуждаем идеи новых автоматизаций.
Стоимость
При разных объёмах и сложности непросто сделать единый прайс-лист, всё очень индивидуально и всё обсуждается. Ориентировочно от 50 000 руб. за одну автоматизацию, включая поддержку 12 мес. с оплатой сторонних сервисов и применяемых ИИ-моделей.
Возможные вопросы
Нет. Автоматизация создаётся для выполнения конкретных задач вашего отдела СМК. В зависимости от сценария сотрудники могут продолжать работать в привычных инструментах — например, с электронной почтой, таблицами и документами. Мы настраиваем сам процесс работы, чтобы как можно меньше менять привычные действия сотрудников.
Нет. Вам не нужно изучать устройство ИИ или уметь программировать. Вы рассказываете, какую задачу необходимо решить, а мы проектируем и настраиваем автоматизацию.
Не обязательно. Автоматизация может выполнять рутинные действия и готовить результат для специалиста. Вы сами определяете, где результат можно использовать автоматически, а где необходима проверка человека. Наиболее эффективно, когда ИИ создаёт хороший черновик по вашей форме документа в Word или Excel, вы проверяете, удаляете/добавляете. По рассылке новостей также, письмо приходит одному специалисту, он нажимает «Переслать» (другим коллегам) и удаляет новости, которые ИИ посчитал релевантными (все ошибаются).
Да. Это смысл автоматизации. Всё делается под вашу компанию: документы, формы записей, адреса эл. почты и др.
Нет. Обычный порядок работ с документами не меняется. Один раз копии всех действующих документов размещаются в базу. Далее сотруднику компании нужно размещать копии изменённых и новых документов на Яндекс диск. Проверить, что всё прошло хорошо, можно, задав вопрос по новому документу.
Да, если у мессенджера есть необходимые технические возможности для интеграции. Конкретный способ подключения определяется при проектировании автоматизации.
Зависит от задачи. Простая автоматизация может быть создана быстрее, а сложные процессы требуют настройки нескольких этапов, проверки и тестирования. Срок определяем после обсуждения конкретной задачи, но примерно 2–3 недели.
Не обязательно. Желательно сообщить о проекте, чтобы письма от помощника случайно не уходили в спам.
Автоматизация создаётся в n8n и размещается на сервере (можно на сервере в РФ, но за пределами лучший выбор сторонних сервисов, которые n8n может использовать без ВПН).
Да. Не обязательно сразу реализовывать все автоматизации, представленные на сайте. Можно начать с одной конкретной задачи, оценить результат, а затем постепенно добавлять другие автоматизации.
На первом этапе мы обсуждаем вашу текущую работу и задачи отдела. Вместе определяем процессы, которые повторяются, занимают много времени и имеют понятные правила выполнения. Именно такие задачи обычно лучше всего подходят для автоматизации.
Это зависит от конкретного решения. Мы можем предусмотреть необходимые настройки и сопровождение. Если требуется существенное изменение логики работы, мы вносим его в автоматизацию и тестируем результат.
Мы проверяем её работу на реальных сценариях, устраняем выявленные проблемы и передаём решение в эксплуатацию. Далее автоматизация может сопровождаться и дорабатываться по мере появления новых задач.
Это нормально. Автоматизация как раз и создаётся с учётом конкретных процессов, документов и требований компании. Это главное отличие от ПО для всех. На этапе обсуждения мы определяем, можно ли и насколько эффективно автоматизировать ваш сценарий.
Контакты
